Il ne faut pas conserver l’ensemble de ses archives. Sous format papier, il faudrait procéder à un tri de manière régulière dans le but de pouvoir supprimer tous les documents qui n’ont plus de valeur probatoire. Mais cela ne signifie pas qu’il soit possible de faire n’importe quoi : comment et où faire détruire ses archives professionnelles ?
Archives : où peut-on procéder à leur destruction ?
Les archives des entreprises peuvent contenir toutes sortes de données. Certaines sont personnelles, d’autres confidentielles, financières ou même sensibles. Si l’on peut souhaiter faire la distinction entre chacune d’entre elles, le constat reste le même : impossible de sous-estimer l’importance de leur destruction une fois que l’entreprise n’en a plus besoin.
Acheter un destructeur de documents ? Il est évident que c’est la solution la plus simple. La machine découpe la feuille en fines bandes et ces dernières sont mises dans des containeurs spéciaux puisqu’il n’est plus possible de les mettre dans les poubelles de tri sélectif, comme cela était le cas auparavant.
Cependant, les données contenues dans ces documents peuvent valoir de l’argent. Certains n’hésiteraient pas à les vendre à des personnes malintentionnées dans un but d’exploitation financière ou commerciale.
Il est en effet facile même si cela demande du temps, de remettre en bon ordre de tels documents qui ; si l’on veut être précis ; ne sont pas détruits mais mis en plusieurs morceaux. Il existe des machines réduisant les documents en confettis, mais quand on possède des milliers de documents, la tâche est ardue et chronophage.
Pourquoi est-ce si important de bien détruire ses documents d’entreprise et comment faire ?
Il faut déjà savoir que beaucoup le sont de manière non-intentionnelle. En effet, un chef d’entreprise ou un salarié peut égarer des documents importants, ce qui poser différents problèmes : difficulté ensuite à communiquer sur des éléments précis, manque d’information, mais aussi non-présentation lors de contrôle fiscal ou encore de litige avec un client ou un fournisseur. Il est prouvé selon des études que beaucoup de documents manquent ainsi à l’appel.
Comme dit, la suppression des archives permet de réduire le risque de fraude et d’utilisation malhonnête des informations contenues.
Mais comment et où le faire ? Il est tout à fait possible d’externaliser ce besoin en demandant l’aide d’une société d’archivage. Recourir à ce type de prestataire permet en outre de réduire le risque d’erreur de suppression, puisqu’elles sont expertes en durée de validité en fonction de la nature des documents.
Supprimer des archives professionnelles dans de bonnes conditions offre la possibilité de réduire la quantité de documents et de ne conserver que ceux qui ont de la valeur ; qu’elle soit probatoire ou informationnelle pour l’entreprise.
Les entreprises d’archivage répondent à certaines normes (DIN 66399 par exemple ou encore ISO 14001) ce qui leur permet de pouvoir détruire des documents confidentiels de différents niveaux.
Les documents peuvent être broyés sur site même s’il est plus courant de leur demander de les emporter dans des camions spéciaux et équipés pour une destruction externe tout en permettant de pouvoir prétendre à un recyclage du papier ainsi obtenu, sans qu’aucune information ne puisse être exploitée.
Les sociétés d’archivage sont aussi habilitées pour d’autres tâches toutes aussi importantes comme le fait de classer les documents pour qu’ils puissent être trouvés rapidement mais aussi de les digitaliser pour répondre aux exigences de la loi sur la transition numérique qui s’impose à toutes les entreprises.
Il faut dans ce cas, mettre en place une politique de classement, une GED propre à l’entreprise, mais aussi ; en fonction du contenu des informations ; instaurer des niveaux d’accréditation pour que ces données restent confidentielles et accessibles à des personnes triées sur le volet.